Un programme de travail clairement établi

Planifier son projet implique tout d’abord d’élaborer un programme de travail clair qui définisse précisément qui participera au projet, de quelle manière et à quel moment. Il s’agit de décrire l’ensemble des activités (programme d’activités), de spécifier le moment et l’ordre dans lequel elles doivent se dérouler (calendrier), et d’en préciser le coût (budget prévisionnel). Le programme d'activités identifie par exemple, de manière détaillée, un programme de travail par activité, par membre de l’équipe, par mois, trimestre ou semaine. Il doit permettre à l'équipe ou aux équipes chargée(s) de la mise en œuvre de savoir ce que chacun doit faire, quand et comment, et de s’assurer que toutes les phases du projet se dérouleront au mieux.

Utiliser des outils de planification et d’exécution de projet représente dans ce sens une aide précieuse.

Pour un projet de coopération, ce programme de travail doit être défini avec l’ensemble de ses partenaires et présenter de manière précise et cohérente la participation de chacun au projet.

Un plan de financement bien préparé

Définir un plan de financement implique de connaître le fonctionnement du programme communautaire choisi, et de savoir comment sera financé le projet.

Pour chaque programme, il est ainsi important de bien mesurer les possibilités de financement (enveloppe disponible) et les contraintes liées à la gestion de la subvention (avance de frais). 

Par ailleurs, dans la majorité des cas, l’Union européenne ne finance pas 100 % des coûts du projet. Il est donc nécessaire de mobiliser d’autres sources de financement, et de bien anticiper cette recherche afin de disposer des gages nécessaires (lettres d’engagement…) lors du dépôt du dossier. Dans le cadre d’un projet de coopération, il est important d’aborder au plus tôt, avec les partenaires, la question du financement et de la contribution de chacun, afin de connaître l’implication financière de chacun d’eux et d’établir le plan de financement en commun.

Une fin de projet anticipée

Tout projet et tout financement européen est limité dans le temps. Les subventions communautaires ont en effet pour objectif de jouer un rôle d’effet de levier et n’ont donc pas vocation à être reconduits sur le même projet.

Planifier son projet implique ainsi de prévoir ce moment et d’y travailler tout au long du projet : quelle évaluation fera-t-on du projet, sur quels critères ? Quelles activités poursuivre, comment et avec qui ? Comment rendre le projet pérenne ?

Déterminer en amont les critères d'évaluation du projet (quantitatifs et qualitatifs) permet de capitaliser des éléments tout au long de sa mise en œuvre.

Par ailleurs, travailler à pérenniser le projet demande de bien considérer la capacité des partenaires à poursuivre son développement, et celle des partenaires publics, notamment locaux, à prendre la suite de l’Union européenne. Inscrire son projet dans des stratégies de structure, de territoire, de secteur, se révèle ici déterminant, comme de valoriser auprès des partenaires publics et privés les ressources acquises en termes de compétences, savoir-faire ou méthodes.